Tiempo invertido, presencia y planificación
Esta página explica tres cosas relacionadas: cómo cuenta Bernard el tiempo invertido en las tareas, cómo sigue la presencia del equipo, y cómo planificas el trabajo (diagrama de Gantt) y sigues la carga de cada persona (Workload).
El tiempo invertido
Se cuenta solo
Tú no introduces tu tiempo. Lo cuenta el servidor: mientras una tarea está en WIP, el tiempo se acumula para la persona asignada. En cada salida de WIP (hacia Pause, Done, Waiting…), la duración pasada en WIP se suma al tiempo de cada persona asignada a la tarea, menos el tiempo de inactividad declarado por el puesto. El tiempo se guarda por persona y por día (propiedad Time Log), y luego se acumula en el compound, el workflow y el elemento. Las tareas de script no cuentan tiempo.
Solo puede haber una tarea en WIP por persona: pasar una tarea a WIP pone la anterior en Pause. Los estados y los pasos automáticos a Pause se describen en la página Workflows, estados y plantillas.
| Situación | Qué ocurre |
|---|---|
| Cierras Bernard | la tarea en curso pasa a Pause; en el siguiente arranque, Bernard propone volver a ponerla en WIP |
| Estás inactivo (teclado y ratón) | a partir del Idle Timeout (5 minutos por defecto), la tarea pasa a Pause; cuando vuelves, vuelve a WIP si sigues asignado a ella |
| Tu sesión de Windows se bloquea, o tu sesión remota (Citrix, escritorio remoto) se desconecta | pasas a Idle de inmediato |
| Tu puesto se corta (red, apagado) | Bernard te muestra fuera de línea enseguida, pero tus tareas esperan al Idle Timeout: si vuelves a tiempo, nada cambia; si no, pasan a Pause y el tiempo contado se detiene a la hora real de tu salida |
| El servidor se reinicia | no se toma por una salida |
| Cambian las personas asignadas a una tarea en WIP | la tarea pasa a Pause; el tiempo se cuenta a las personas asignadas anteriores |
| Abres un archivo de una tarea Ready o Pause | Bernard pregunta si debe pasarla a WIP (no para los scripts, las validaciones ni Bernard Review) |
El Idle Timeout se configura en los ajustes globales (Bernard › Settings › Global Settings, reservado a los administradores). Ver Interfaz.
Cambio de día. El día cambia a una hora ajustable (las 3 h de la madrugada por defecto, Working Time › Next Day Start After). Las horas de la noche se guardan en el día correcto, lo que conviene a los equipos de noche, y una sesión que se quedó abierta se corta a esa hora. Ver Working Time.
Corregir o añadir tiempo a mano
Los tiempos introducidos a mano siguen siendo posibles, según tu rol.
Dónde: en el panel de Propiedades, clic derecho en la propiedad Time Log de una tarea, y luego Edit Time Log. La ventana TimeLog Edition on '…' tiene dos pestañas:
- Edit Existing TimeLog: elige la persona (User) y el día (Date), cambia la duración (Time), y luego Apply;
- Append TimeLog: elige una o varias personas (Users), un día (Date) y una duración (Time), y luego Add o Remove.
Lo que puede bloquear: la entrada Edit Time Log solo se ofrece para una sola tarea a la vez y solo si tu rol lo permite. Los permisos son Can edit existing Timelogs y Can manually log arbitrary timelogs (ver Gestión de usuarios y los permisos del rol en Interfaz).
Presupuesto y desviación
Cada tarea tiene un presupuesto (Bid), acumulado en los padres. La desviación (Time Delta) es el presupuesto menos el tiempo invertido total: se mantiene verde mientras estés dentro del presupuesto y se pone roja si te pasas. Las tareas canceladas (Aborted) quedan fuera de la acumulación del tiempo invertido y de los presupuestos. El Bid se expresa en la unidad del estudio (horas o días) y la duración de una jornada viene de Duration Unit Display › Working Day Duration.
Para sacar los tiempos invertidos a un archivo: Bernard › Data › Export › Timelogs, ver Importación, exportación y registros.
Presencia y tiempo de trabajo
La vista Working Time View (Windows › Working Time View) muestra, para cada persona y cada día, la presencia, el tiempo de trabajo y las horas extra. Se describe en Interfaz. Los ajustes que la gobiernan están reservados a los administradores:
- los tipos de día (día laborable, fin de semana, festivo, permiso…), con su tiempo esperado y su color: Day Type;
- la hora de cambio de día, la tolerancia de retraso y el factor que convierte el tiempo invertido en tiempo de trabajo: Working Time.
Tres nociones que conviene recordar:
- la presencia va de la hora de llegada a la hora de salida;
- el tiempo de trabajo es la presencia menos la pausa del tipo de día. Para los roles que tienen Compute working time based on Timelogs (vs Attendance), es el tiempo invertido en las tareas, multiplicado por un factor del estudio;
- las horas extra son el tiempo que supera el tiempo esperado del tipo de día (entre semana, solo para los roles que tienen Include extra weekday hours as Overtime).
La presencia también tiene un efecto en la planificación: un día de permiso puesto a una persona en la Working Time View aparece atenuado en su fila de la carga de trabajo y no cuenta ahí como día laborable (ver La carga de trabajo).
La planificación: principios
Dónde abrirla: Windows › Planning View. La vista muestra arriba un diagrama de Gantt (a la izquierda el árbol y sus filtros, a la derecha las barras), debajo una o dos frisas de carga de trabajo (WORKLOAD 1 y WORKLOAD 2), en la misma escala de tiempo. Las barras de desplazamiento horizontal de las tres frisas están vinculadas; el candado, arriba de la vista, las desvincula.
Una planificación por proyecto y por escenario
La planificación guarda sus propias fechas (inicio y fin) para cada objeto planificado: proyecto, carpeta, elemento, compound, tarea. Por tanto, puedes preparar una planificación sin tocar las tareas, y luego validarla: solo entonces se escriben las fechas en las tareas (Start Date, Due Date).
Desde el 2026-11-04, las planificaciones se guardan por proyecto y por escenario. Un escenario es una manera de organizar el trabajo; bajo cada escenario, Bernard crea una planificación por proyecto, en cuanto se planifica en él un objeto del proyecto. Un estudio grande ya no está limitado por el tamaño de una planificación única.
- El selector Scenario:, arriba a la izquierda de la vista, elige el escenario mostrado. Se crea automáticamente un escenario llamado Default si no existe ninguno.
- Las planificaciones anteriores a esta versión no se recuperan: hay que rehacerlas.
Se guarda con la pestaña
Una pestaña de la Planning View se reabre tal como la dejaste: escenario, filtros del Gantt, columnas ocultas, opciones de visibilidad, periodo (o All dates), zoom, posición de desplazamiento, y los ajustes de la carga (Bid / Timelog, Tasks, Planned, nombres en las barras). Ver Presets de vistas.
El Gantt
Lo que ves
Una fila por objeto, en la jerarquía: proyectos, carpetas, elementos (Project Items), compounds, tareas. El workflow en sí no se muestra: sus tareas están directamente bajo el elemento.
El árbol (GANTT TREE) tiene seis columnas:
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Item | el nombre; siempre visible |
| BID | el presupuesto |
| % | el avance |
| State | el estado |
| Start, End | las fechas de la planificación, en formato AA/MM/DD |
- Ocultar o mostrar una columna: clic derecho en el encabezado, o menú Visibility options (más abajo).
- Ajustar una columna: doble clic entre dos columnas. Clic derecho en el encabezado y luego Fit all columns las ajusta todas.
- Sin desplazamientos molestos: seleccionar filas o barras ya no mueve la vista.
Las barras. Una barra va del primer al último día planificado, incluido el día final. Su contorno es punteado mientras las fechas de la planificación no sean las escritas en la tarea (Start Date, Due Date), y continuo después de Validate your plan. Se colorea según el estado de la tarea y se rellena hasta el avance. Una tarea de validación es un hito: solo se puede mover. El nombre del objeto se escribe dentro de la barra, o a continuación si es demasiado estrecha.
El icono de «fechas que faltan». Un icono señala una tarea sin fecha de inicio o de fin, o un elemento sin fecha, o cuyas tareas no tienen fecha. Pasa el ratón por la fila: la información emergente añade «Missing dates : » y el motivo (por ejemplo «task without start or due date : » seguido de los nombres). Este icono lee las fechas Start Date y Due Date de los objetos, no las fechas de las barras de la planificación.
Las informaciones emergentes. Pasa el ratón por una fila o una barra del Gantt (o una tarea de la carga): nombre, fechas de la planificación con el número de días y de días laborables, estado, presupuesto y tiempo invertido en la unidad del estudio, personas asignadas. Un objeto no planificado muestra «Not planned».
Visibility options
El botón Visibility options (icono de ojo), a la derecha del título GANTT TREE, abre un menú. Un ojo abierto significa «mostrado», un ojo tachado «oculto»; un clic lo alterna. La elección se guarda con la pestaña.
| Entrada | Efecto |
|---|---|
| Compounds | ocultos por defecto: las tareas de un compound se muestran entonces directamente bajo el elemento |
| Thumbnails | mostradas por defecto: la miniatura del elemento junto a su nombre, leída solo para las filas visibles |
| (sección Columns) | una entrada por columna ocultable (BID, %, State, Start, End) |
| (sección Dates) Year in dates | fechas en AA/MM/DD, o MM/DD sin el año |
GANTT FILTERS
La columna de la izquierda contiene tres bloques: TIME FILTERS, el primero y siempre visible, luego GANTT FILTERS, luego GANTT TREE. El botón + de GANTT FILTERS añade un filtro; los filtros están agrupados, con un icono.
| Grupo | Filtros |
|---|---|
| Project Filters | Scope, Project State, Project Name, Project Tags |
| Project Item Filters | Model, Project Item Type, Name, Tags, Resulting State |
| Task Filters | Types, States, Task Name, Task Tags |
| General Filters | Department, Users |
| Folder Filters | Folder Scope, Folder Name, Folder Tags |
Una pestaña nueva empieza con filtros útiles: el Scope en el proyecto actual, las tareas canceladas y las tareas de validación ocultas, y los filtros de carpeta listos para rellenar. Reset Filters, al final del menú +, vuelve a ese estado. Los filtros de carpeta funcionan solos o con los filtros de elementos (por ejemplo, un nombre de carpeta como «E*» se aplica enseguida, incluso en toda una producción, y los elementos creados después en esas carpetas aparecen solos).
TIME FILTERS
| Control | Efecto |
|---|---|
| Period: Month, Quarter, Year, Custom | el periodo mostrado. Custom muestra dos fechas (AA/MM/DD) |
| ‹ y › | un periodo hacia atrás o hacia adelante |
| ◎ | volver al periodo actual |
| Centered on today | activado: los días alrededor de hoy (Month ±15 días, Quarter ±45 días, Year ±6 meses); desactivado: el mes, el trimestre o el año del calendario |
| Show unplanned tasks | desactivado: las tareas sin Start Date o sin Due Date se ocultan |
| Hide rows outside the period | las tareas que no cubren el periodo se ocultan |
| Sort: Alphabetic ↑, Earliest, Latest | orden por nombre (las tareas en el orden de su workflow; un segundo clic lo invierte), por inicio más temprano o por inicio más tardío |
| Zoom: Day, Week, Month, Fit | la escala de tiempo (ver más abajo) |
Sin periodo, la etiqueta indica All dates y las frisas cubren las fechas planificadas. Los filtros de periodo se refieren a las fechas Start Date y Due Date de las tareas.
Zoom, desplazamiento y selección
| Gesto | Efecto |
|---|---|
botones Day, Week, Month, Fit o Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+3, Ctrl+0 |
escala en días, en semanas, en meses, o «las fechas planificadas llenan el ancho». El botón de la escala actual permanece encendido hasta que haces zoom a mano |
Ctrl++ (o Ctrl+=), Ctrl+-; Ctrl + rueda |
acercar y alejar. El zoom está acotado, y se guarda con la pestaña |
botón Today, o Espacio |
volver a hoy |
| botón central del ratón mantenido | desplazar (pan) |
F |
mostrar en la carga las tareas seleccionadas |
| arrastrar en el vacío | rectángulo de selección (Ctrl alterna la selección) |
Los nombres de los días y de los meses están siempre en inglés, sea cual sea el idioma del puesto.
Los festivos (tipos de día del estudio) y los fines de semana aparecen atenuados en el Gantt y en la carga.
Planificar
Mover y redimensionar una barra
- Mover: arrastra la barra. Si forma parte de la selección, se mueven todas las barras seleccionadas, y la vista previa las muestra. Las barras cortas también se mueven, no solo sirven para redimensionar.
- Redimensionar: arrastra uno de los bordes de la barra (salvo en una tarea de validación).
- Las fechas se ajustan al día (al medio día cuando haces mucho zoom).
Escdurante el arrastre cancela: la barra vuelve, no se escribe nada.- Mover un compound, un workflow o un elemento también mueve las tareas que contiene.
Deshacer, rehacer
Ctrl+Z deshace el último cambio de fechas hecho en la planificación (arrastre, entrada de menú, Plan from…) y
Ctrl+Y (o Ctrl+Shift+Z) lo rehace. Bernard conserva los últimos 100 cambios. Durante una operación larga
(planificación, ajuste a los tiempos invertidos), se rechaza deshacer.
El menú de clic derecho del Gantt
Clic derecho en una barra o en una fila del árbol. Para varios objetos seleccionados, se añade un número entre corchetes («[3]»). La fecha de las entradas Plan… es la del día en el que hiciste clic en la frisa; desde el árbol, es la fecha de hoy.
| Entrada | Efecto |
|---|---|
| Expand To › SubFolders, Project Items, Compounds, Tasks | despliega la jerarquía hasta el nivel elegido. Tasks solo se ofrece si la selección contiene un elemento |
| Plan from «día» | planifica la selección lo antes posible a partir de ese día |
| Plan Until «día» | reparte la planificación de la selección, desde su inicio hasta ese día |
| Plan To End On «día» | planifica la selección hacia atrás para que termine ese día |
| Plan To Item Dates | toma el Start Date y el Due Date ya escritos en los objetos |
| Plan To Parent | da a los objetos las fechas de su padre |
| Fit Dates To Time Logs | ajusta las fechas al tiempo realmente invertido |
| Focus In Workload | muestra la selección en la carga |
| Remove | quita los objetos de la planificación, tras confirmar |
| Validate your plan | escribe las fechas de la planificación en las tareas, tras confirmar |
La confirmación de Remove y de Validate your plan se pide antes de escribir nada.
Plan from
El resultado sigue el workflow: cada tarea empieza después del final de sus fuentes, y su duración viene de su presupuesto (Bid). Bernard consume el presupuesto día a día, a razón de la duración de una jornada del estudio (Working Day Duration). Los sábados y domingos se saltan. Una tarea sin presupuesto no ocupa tiempo (inicio = fin). Una tarea que tiene presupuesto ocupa todo su último día: la siguiente empieza el día después.
Ejemplo: una tarea Design de 5 días, planificada desde un lunes, termina el viernes.
Para cambiar la duración de una tarea, cambia su presupuesto y vuelve a lanzar Plan from. Cuidado con lo que seleccionas: si seleccionas una sola tarea, solo se replanifica esa tarea. Para replanificar todo el workflow de un elemento, selecciona el elemento: todas sus tareas se suceden entonces una tras otra.
Plan Until y Plan To End On
- Plan Until planifica cada objeto lo antes posible a partir de su inicio planificado (hoy si todavía no está planificado), y luego estira sus fechas para que termine el día elegido. Un objeto que empieza después de ese día no se cambia: Bernard lo señala en un mensaje.
- Plan To End On busca el inicio más tardío que permite terminar el día elegido (o el último día laborable anterior), con los presupuestos, las dependencias y los días laborables.
Plan To Item Dates y Plan To Parent
Plan To Item Dates ajusta la planificación a los Start Date y Due Date ya presentes en los objetos. Es la manera de recuperar una planificación importada: si importaste fechas de inicio y de fin tarea por tarea (Import From Files, o una tabla), selecciona los elementos y lanza Plan To Item Dates. Si solo existe una fecha, Bernard deduce la otra (dos días por defecto, evitando el fin de semana). Los objetos sin ninguna fecha se listan en un mensaje (diez como máximo) y quedan sin cambios.
Plan To Parent da a los objetos seleccionados el intervalo de su padre (un padre sin fechas toma las de su propio padre, hasta el proyecto); sus hijos lo siguen.
Fit Dates To Time Logs
Ajusta las fechas a la realidad. Para cada elemento seleccionado:
- las tareas que tienen tiempo invertido toman como Start Date el primer día invertido y como Due Date el último;
- su compound y su elemento engloban sus tareas;
- las tareas sin tiempo invertido (salvo las tareas canceladas) se planifican después de las tareas con tiempo invertido, a partir del día siguiente al último día invertido, siguiendo el workflow, los presupuestos y los días laborables;
- las fechas de la planificación toman los mismos días, y los Start Date / Due Date de las tareas, compounds y elementos planificados se actualizan (las barras pasan entonces a trazo continuo).
Un elemento sin ningún tiempo invertido no se modifica. La operación se ejecuta en segundo plano: Bernard sigue siendo
utilizable, una píldora sobre el Gantt muestra el avance (por ejemplo el número de workflows leídos), y puedes cancelarla
con Ctrl+Z. Solo se acepta una operación larga a la vez por escenario; si no, un mensaje te lo indica.
Validate your plan
Es el paso que hace oficial la planificación. Para las tareas y elementos planificados de la selección (y de lo que contiene), Bernard escribe las fechas de la planificación en su Start Date y su Due Date. Las barras pasan de punteadas a trazo continuo. Los objetos sin fechas en la planificación no se tocan.
Un ejemplo completo
- Abre Windows › Planning View y comprueba el escenario (Scenario:) y el filtro Scope (el proyecto actual).
- En el árbol, selecciona el elemento que quieres planificar.
- Clic derecho en la frisa, en el día de inicio deseado, y luego Plan from «día». Las tareas se suceden según el workflow y los presupuestos.
- Ajusta con el ratón: arrastra una barra, estira un borde.
Ctrl+Zvuelve atrás. - Cuando el resultado te convenza, selecciona el elemento, clic derecho, Validate your plan, y confirma. Las barras pasan a trazo continuo y las fechas están en las propiedades Start Date y Due Date de las tareas.
La carga de trabajo (Workload)
La carga compara, para cada persona (o cada departamento, proyecto, elemento), el presupuesto (Bid) de las tareas planificadas y el tiempo invertido (Timelog), día a día, semana a semana o mes a mes según el zoom.
La carga solo lee las tareas que tienen fechas en la planificación del escenario: una tarea no planificada no tiene ni barra ni cifra.
Las agrupaciones
A la izquierda, la zona WORKLOAD GROUPINGS define los niveles de agrupación; el botón + añade uno entre Project, Department, User y Project Item. Cada nivel tiene sus tarjetas (coloreadas) y sus filtros (Filters, con un ámbito Scope y propiedades a tu elección). Clic derecho en un nivel, Remove Grouping, lo elimina. Cuando cambias los niveles, aparece el botón Apply Groupings: haz clic para recalcular. El ajuste Auto Apply (Local Settings › Views › Workload) aplica los cambios solo.
- El botón de paleta de un nivel lo convierte en el nivel «maestro»: su color colorea las cifras de la frisa, el presupuesto y el tiempo invertido. El botón Filters de un nivel abre sus filtros; la flecha contrae el nivel.
- En un nivel User, dos iconos eligen las tareas que se tienen en cuenta: aquellas en las que la persona está asignada (Shows tasks where the user is assigned) y aquellas en las que ha invertido tiempo (Shows tasks where the user has logged). Las dos están activas por defecto; una de las dos permanece siempre activa.
- Una fila Unassigned reúne las tareas sin persona asignada, con su presupuesto. Un valor que falta para una agrupación se llama Unspecified.
Cada tarjeta
Una tarjeta nombra un valor de la agrupación (una persona, un departamento…). El botón ▼ Time Info ▼ muestra u oculta las columnas de cifras: BID, TIMELOG y DELTA, en la unidad del estudio (horas, o días si el estudio cuenta en días).
- La desviación (DELTA) es verde si el presupuesto supera el tiempo invertido, roja si el tiempo invertido lo supera, y gris cuando ambos son casi iguales.
- Si una tarea está asignada a varias personas, su presupuesto se divide entre ellas (solo se cuenta una vez en los totales). Una persona que invirtió tiempo en una tarea sin estar asignada a ella ve su tiempo, pero ninguna parte del presupuesto.
- Una tarea que queda en parte fuera del periodo mostrado cuenta para los días mostrados.
Las frisas
- El título de la frisa (WORKLOAD 1) tiene botones: Bid, Timelog (al menos uno permanece encendido; los dos juntos
muestran dos subfilas),
Ctrl+Tpasa de uno a otro: presupuesto, tiempo invertido, y luego los dos. - Tasks muestra u oculta las tareas de todas las filas; un doble clic en una fila hace lo mismo solo para ella. Las tareas son ahí barras como en el Gantt: puedes moverlas y redimensionarlas de la misma manera.
- Planned muestra solo las filas que tienen tareas planificadas.
- Folder, Item y Task eligen los nombres escritos en las barras de las tareas (al menos uno; Item y Task por defecto).
- El total permanece visible bajo las fechas cuando te desplazas; una semana o un mes cortado por el borde de la frisa conserva sus cifras.
- La carga se mide como parte del tiempo de trabajo de la celda. Solo en una fila de persona: una celda llena a menos del 100 % se tiñe de verde, por encima de rojo, y su cifra se pone roja (la sobrecarga). Un valor puesto en un día no laborable es una sobrecarga.
- Los festivos del estudio aparecen atenuados y no cuentan como días laborables; las ausencias de una persona (tipos de presencia de la Working Time View) aparecen rayadas en su fila y tampoco cuentan. La carga de una semana o de un mes se mide sobre sus días laborables. Los fines de semana permanecen atenuados aunque el estudio espere carga en ellos.
- Una segunda frisa, WORKLOAD 2, tiene sus propias agrupaciones: por ejemplo una por persona y una por departamento.
Exportar la carga
El menú desplegable de arriba a la izquierda de la frisa (Export) ofrece Export to EXCEL, Export to CSV, Export to HTML, Export to JSON y Export to CLIPBOARD. Se abre una ventana de opciones:
- Styling (HTML, Excel) con Style column headers, Style row index, Alternate row colors, Color tasks (y Span Cells para Excel);
- Filtering Options (sin estilo): Task, Bids, TimeLog, Total Bids, Total TimeLog;
- para el CSV, el separador de columnas (Comma, Semi-colon, Tab).
A continuación eliges el archivo; una ventana confirma (Copy path to clipboard, Open file). Si el archivo no se puede escribir (abierto en otra parte), Bernard lo indica. La exportación a CLIPBOARD copia la tabla, lista para pegar en una hoja de cálculo. Los valores están en la unidad del estudio.
Historial
La pestaña History de un objeto guarda quién cambió qué, cuándo y desde qué puesto, incluido el tiempo invertido escrito por el servidor. Ver History.