Temps passé, présence et planning

Cette page explique trois choses liées : comment Bernard compte le temps passé sur les tâches, comment il suit la présence de l'équipe, et comment vous planifiez le travail (diagramme de Gantt) et suivez la charge de chaque personne (Workload).

Le temps passé

Il se compte tout seul

Vous ne saisissez pas votre temps. Le serveur le compte : tant qu'une tâche est en WIP, le temps s'accumule pour la personne assignée. À chaque sortie de WIP (vers Pause, Done, Waiting…), la durée passée en WIP est ajoutée au temps de chaque personne assignée à la tâche, moins le temps d'inactivité déclaré par le poste. Le temps est rangé par personne et par jour (propriété Time Log), puis cumulé sur le compound, le workflow et l'élément. Les tâches de script ne comptent pas de temps.

Une seule tâche peut être en WIP par personne : passer une tâche en WIP met la précédente en Pause. Les états et les passages automatiques en Pause sont décrits dans la page Workflows, états et modèles.

L'Idle Timeout se règle dans les réglages globaux (Bernard › Settings › Global Settings, réservé aux administrateurs). Voir Interface.

Changement de jour. Le jour change à une heure réglable (3 h du matin par défaut, Working Time › Next Day Start After). Les heures de nuit sont rangées sur le bon jour, ce qui convient aux équipes de nuit, et une session restée ouverte est coupée à cette heure. Voir Working Time.

Corriger ou ajouter du temps à la main

Les temps saisis à la main restent possibles, selon votre rôle.

Où : dans le panneau Propriétés, clic droit sur la propriété Time Log d'une tâche, puis Edit Time Log. La fenêtre TimeLog Edition on '…' a deux onglets :

• Edit Existing TimeLog : choisissez la personne (User) et le jour (Date), changez la durée (Time), puis Apply ;
• Append TimeLog : choisissez une ou plusieurs personnes (Users), un jour (Date) et une durée (Time), puis Add ou Remove.

Ce qui peut bloquer : l'entrée Edit Time Log n'est proposée que pour une seule tâche à la fois et seulement si votre rôle l'autorise. Les droits sont Can edit existing Timelogs et Can manually log arbitrary timelogs (voir Gestion des utilisateurs et les droits du rôle dans Interface).

Budget et écart

Chaque tâche a un budget (Bid), cumulé sur les parents. L'écart (Time Delta) est le budget moins le temps passé total : il reste vert tant que vous êtes dans le budget et devient rouge en cas de dépassement. Les tâches annulées (Aborted) sortent du cumul du temps passé et des budgets. Le Bid est exprimé dans l'unité du studio (heures ou jours) et la durée d'une journée vient de Duration Unit Display › Working Day Duration.

Pour sortir les temps passés dans un fichier : Bernard › Data › Export › Timelogs, voir Import, export et journaux.

Présence et temps de travail

La vue Working Time View (Windows › Working Time View) montre, pour chaque personne et chaque jour, la présence, le temps de travail et les heures supplémentaires. Elle est décrite dans Interface. Les réglages qui la gouvernent sont réservés aux administrateurs :

• les types de jours (jour ouvré, week-end, férié, congé…), avec leur temps attendu et leur couleur : Day Type ;
• l'heure de changement de jour, la tolérance de retard et le facteur qui convertit le temps passé en temps de travail : Working Time.

Trois notions à retenir :

• la présence va de l'heure d'arrivée à l'heure de départ ;
• le temps de travail est la présence moins la pause du type de jour. Pour les rôles qui ont Compute working time based on Timelogs (vs Attendance), c'est le temps passé sur les tâches, multiplié par un facteur du studio ;
• les heures supplémentaires sont le temps au-delà du temps attendu du type de jour (en semaine, seulement pour les rôles qui ont Include extra weekday hours as Overtime).

La présence a aussi un effet sur le planning : un jour de congé posé pour une personne dans la Working Time View est grisé sur sa ligne dans la charge de travail et n'y compte pas comme jour ouvré (voir La charge de travail).

Le planning : principes

Où l'ouvrir : Windows › Planning View. La vue montre en haut un diagramme de Gantt (à gauche l'arborescence et ses filtres, à droite les barres), en dessous une ou deux frises de charge de travail (WORKLOAD 1 et WORKLOAD 2), sur la même échelle de temps. Les barres de défilement horizontales des trois frises sont liées ; le cadenas, en haut de la vue, les délie.

Un planning par projet et par scénario

Le planning garde ses propres dates (début et fin) pour chaque objet planifié : projet, dossier, élément, compound, tâche. Vous pouvez donc préparer un planning sans toucher aux tâches, puis le valider : seulement à ce moment les dates sont écrites sur les tâches (Start Date, Due Date).

Depuis le 2026-11-04, les plannings sont rangés par projet et par scénario. Un scénario est une façon d'organiser le travail ; sous chaque scénario, Bernard crée un planning par projet, dès qu'un objet du projet y est planifié. Un grand studio n'est donc plus limité par la taille d'un planning unique.

• Le sélecteur Scenario:, en haut à gauche de la vue, choisit le scénario affiché. Un scénario nommé Default est créé automatiquement s'il n'en existe aucun.
• Les plannings d'avant cette version ne sont pas repris : ils sont à refaire.

Enregistré avec l'onglet

Un onglet de la vue Planning View se rouvre comme vous l'avez laissé : scénario, filtres du Gantt, colonnes cachées, options de visibilité, période (ou All dates), zoom, position de défilement, et les réglages de la charge (Bid / Timelog, Tasks, Planned, noms sur les barres). Voir Presets de vues.

Le Gantt

Ce que vous voyez

Une ligne par objet, dans la hiérarchie : projets, dossiers, éléments (Project Items), compounds, tâches. Le workflow lui-même n'est pas affiché : ses tâches sont directement sous l'élément.

L'arborescence (GANTT TREE) a six colonnes :

• Masquer ou afficher une colonne : clic droit sur l'en-tête, ou menu Visibility options (ci-dessous).
• Ajuster une colonne : double-clic entre deux colonnes. Clic droit sur l'en-tête puis Fit all columns les ajuste toutes.
• Pas de défilement parasite : sélectionner des lignes ou des barres ne déplace plus la vue.

Les barres. Une barre va du premier au dernier jour planifié, jour de fin inclus. Son contour est en pointillé tant que les dates du planning ne sont pas celles écrites sur la tâche (Start Date, Due Date), plein après Validate your plan. Elle est colorée selon l'état de la tâche et remplie à hauteur de l'avancement. Une tâche de validation est un jalon : elle ne peut être que déplacée. Le nom de l'objet est écrit dans la barre, ou à sa suite si elle est trop étroite.

L'icône « dates manquantes ». Une icône signale une tâche sans date de début ou de fin, ou un élément sans date, ou dont des tâches n'ont pas de date. Survolez la ligne : l'infobulle ajoute « Missing dates : » et la raison (par exemple « task without start or due date : » suivi des noms). Cette icône lit les dates Start Date et Due Date des objets, pas les dates des barres du planning.

Les infobulles. Survolez une ligne ou une barre du Gantt (ou une tâche de la charge) : nom, dates du planning avec le nombre de jours et de jours ouvrés, état, budget et temps passé dans l'unité du studio, personnes assignées. Un objet non planifié affiche « Not planned ».

Visibility options

Le bouton Visibility options (icône d'œil), à droite du titre GANTT TREE, ouvre un menu. Un œil ouvert veut dire « affiché », un œil barré « masqué » ; un clic bascule. Le choix est enregistré avec l'onglet.

GANTT FILTERS

La colonne de gauche contient trois blocs : TIME FILTERS, en premier et toujours visible, puis GANTT FILTERS, puis GANTT TREE. Le bouton + de GANTT FILTERS ajoute un filtre ; les filtres sont rangés par groupe, avec une icône.

Un nouvel onglet démarre avec des filtres utiles : le Scope sur le projet courant, les tâches annulées et les tâches de validation masquées, et les filtres de dossier prêts à être remplis. Reset Filters, en bas du menu +, revient à cet état. Les filtres de dossier fonctionnent seuls ou avec les filtres d'éléments (par exemple un nom de dossier comme « E* » s'applique tout de suite, même sur toute une production, et les éléments créés ensuite dans ces dossiers apparaissent d'eux-mêmes).

TIME FILTERS

Sans période, le libellé indique All dates et les frises couvrent les dates planifiées. Les filtres de période portent sur les dates Start Date et Due Date des tâches.

Zoom, défilement et sélection

Les noms des jours et des mois sont toujours en anglais, quelle que soit la langue du poste.

Les jours fériés (types de jours du studio) et les week-ends sont grisés dans le Gantt et la charge.

Planifier

Déplacer et redimensionner une barre

• Déplacer : glissez la barre. Si elle fait partie de la sélection, toutes les barres sélectionnées bougent, et l'aperçu les montre. Les barres courtes se déplacent aussi, elles ne servent pas qu'à redimensionner.
• Redimensionner : glissez l'un des bords de la barre (sauf pour une tâche de validation).
• Les dates se calent sur le jour (sur le demi-jour quand vous zoomez fort).
• Échap pendant le glissement annule : la barre revient, rien n'est écrit.
• Déplacer un compound, un workflow ou un élément déplace aussi les tâches qu'il contient.

Annuler, rétablir

Ctrl+Z annule le dernier changement de dates fait dans le planning (glissement, entrée de menu, Plan from…) et Ctrl+Y (ou Ctrl+Shift+Z) le rétablit. Bernard garde les 100 derniers changements. Pendant une opération longue (planification, calage sur les temps passés), l'annulation est refusée.

Le menu clic droit du Gantt

Clic droit sur une barre ou sur une ligne de l'arborescence. Pour plusieurs objets sélectionnés, un nombre entre crochets (« [3] ») est ajouté. La date des entrées Plan… est celle du jour cliqué sur la frise ; depuis l'arborescence, c'est la date du jour.

La confirmation de Remove et de Validate your plan est demandée avant toute écriture.

Plan from

Le résultat suit le workflow : chaque tâche commence après la fin de ses sources, et sa durée vient de son budget (Bid). Bernard consomme le budget jour par jour, à raison de la durée d'une journée du studio (Working Day Duration). Les samedis et dimanches sont sautés. Une tâche sans budget ne prend pas de temps (début = fin). Une tâche qui a un budget occupe tout son dernier jour : la suivante commence le jour d'après.

Exemple : une tâche Design de 5 jours, planifiée depuis un lundi, finit le vendredi.

Pour changer la durée d'une tâche, changez son budget puis relancez Plan from. Attention à ce que vous sélectionnez : si vous ne sélectionnez qu'une tâche, seule cette tâche est replanifiée. Pour replanifier tout le workflow d'un élément, sélectionnez l'élément : toutes ses tâches se suivent alors l'une après l'autre.

Plan Until et Plan To End On

• Plan Until planifie chaque objet au plus tôt à partir de son début planifié (aujourd'hui s'il n'est pas encore planifié), puis étire ses dates pour qu'il finisse le jour choisi. Un objet qui commence après ce jour n'est pas changé : Bernard le signale dans un message.
• Plan To End On cherche le début le plus tardif qui permet de finir le jour choisi (ou le dernier jour ouvré avant), avec les budgets, les dépendances et les jours ouvrés.

Plan To Item Dates et Plan To Parent

Plan To Item Dates cale le planning sur les Start Date et Due Date déjà présents sur les objets. C'est le moyen de reprendre un planning importé : si vous avez importé des dates de début et de fin tâche par tâche (Import From Files, ou un tableau), sélectionnez les éléments et lancez Plan To Item Dates. Si une seule date existe, Bernard déduit l'autre (deux jours par défaut, en évitant le week-end). Les objets sans aucune date sont listés dans un message (dix au plus) et restent inchangés.

Plan To Parent donne aux objets sélectionnés l'intervalle de leur parent (un parent sans dates prend celles de son propre parent, jusqu'au projet) ; leurs enfants suivent.

Fit Dates To Time Logs

Cale les dates sur la réalité. Pour chaque élément sélectionné :

1. les tâches qui ont du temps passé prennent comme Start Date le premier jour passé et comme Due Date le dernier ;
2. leur compound et leur élément englobent leurs tâches ;
3. les tâches sans temps passé (hors tâches annulées) sont planifiées après les tâches passées, à partir du jour suivant le dernier jour passé, en suivant le workflow, les budgets et les jours ouvrés ;
4. les dates du planning prennent les mêmes jours, et les Start Date / Due Date des tâches, compounds et éléments planifiés sont mis à jour (les barres sont alors en trait plein).

Un élément sans aucun temps passé n'est pas modifié. L'opération tourne en arrière-plan : Bernard reste utilisable, une pastille au-dessus du Gantt montre l'avancement (par exemple le nombre de workflows lus), et vous pouvez l'annuler avec Ctrl+Z. Une seule opération longue à la fois est acceptée par scénario ; sinon, un message vous l'indique.

Validate your plan

C'est l'étape qui rend le planning officiel. Pour les tâches et éléments planifiés de la sélection (et de ce qu'elle contient), Bernard écrit les dates du planning dans leur Start Date et leur Due Date. Les barres passent du pointillé au trait plein. Les objets sans dates dans le planning ne sont pas touchés.

Un exemple complet

1. Ouvrez Windows › Planning View et vérifiez le scénario (Scenario:) ainsi que le filtre Scope (le projet courant).
2. Dans l'arborescence, sélectionnez l'élément à planifier.
3. Clic droit sur la frise, au jour de départ voulu, puis Plan from « jour ». Les tâches se suivent selon le workflow et les budgets.
4. Ajustez à la souris : glissez une barre, étirez un bord. Ctrl+Z revient en arrière.
5. Quand le résultat vous convient, sélectionnez l'élément, clic droit, Validate your plan, puis confirmez. Les barres passent en trait plein et les dates sont dans les propriétés Start Date et Due Date des tâches.

La charge de travail (Workload)

La charge compare, pour chaque personne (ou chaque département, projet, élément), le budget (Bid) des tâches planifiées et le temps passé (Timelog), jour par jour, semaine par semaine ou mois par mois selon le zoom.

La charge ne lit que les tâches qui ont des dates dans le planning du scénario : une tâche non planifiée n'a ni barre ni chiffre.

Les regroupements

À gauche, la zone WORKLOAD GROUPINGS définit les niveaux de regroupement ; le bouton + en ajoute un parmi Project, Department, User et Project Item. Chaque niveau a ses cartes (colorées) et ses filtres (Filters, avec une portée Scope et des propriétés au choix). Clic droit sur un niveau, Remove Grouping, le supprime. Quand vous changez les niveaux, le bouton Apply Groupings apparaît : cliquez pour recalculer. Le réglage Auto Apply (Local Settings › Views › Workload) applique les changements tout seul.

• Le bouton palette d'un niveau en fait le niveau « maître » : sa couleur colore les chiffres de la frise, le budget et le temps passé. Le bouton Filters d'un niveau ouvre ses filtres ; la flèche réduit le niveau.
• Sur un niveau User, deux icônes choisissent les tâches prises en compte : celles où la personne est assignée (Shows tasks where the user is assigned) et celles où elle a passé du temps (Shows tasks where the user has logged). Les deux sont actives par défaut ; l'une des deux reste toujours active.
• Une ligne Unassigned réunit les tâches sans personne assignée, avec leur budget. Une valeur qui manque pour un regroupement s'appelle Unspecified.

Chaque carte

Une carte nomme une valeur du regroupement (une personne, un département…). Le bouton ▼ Time Info ▼ montre ou masque les colonnes de chiffres : BID, TIMELOG et DELTA, dans l'unité du studio (heures, ou jours si le studio compte en jours).

• L'écart (DELTA) est vert si le budget dépasse le temps passé, rouge s'il le dépasse, et gris quand les deux sont presque égaux.
• Si une tâche est assignée à plusieurs personnes, son budget est divisé entre elles (il n'est compté qu'une fois dans les totaux). Une personne qui a passé du temps sur une tâche sans y être assignée voit son temps, mais pas de part du budget.
• Une tâche en partie hors de la période affichée compte pour les jours affichés.

Les frises

• Le titre de la frise (WORKLOAD 1) a des boutons : Bid, Timelog (au moins un reste allumé ; les deux ensemble affichent deux sous-lignes), Ctrl+T passe de l'un à l'autre : budget, temps passé, puis les deux.
• Tasks montre ou masque les tâches de toutes les lignes ; un double-clic sur une ligne fait de même pour elle seule. Les tâches y sont des barres comme dans le Gantt : vous pouvez les déplacer et les redimensionner de la même façon.
• Planned n'affiche que les lignes qui ont des tâches planifiées.
• Folder, Item et Task choisissent les noms écrits sur les barres des tâches (au moins un ; Item et Task par défaut).
• Le total reste visible sous les dates quand vous défilez ; une semaine ou un mois coupé par le bord de la frise garde ses chiffres.
• La charge est mesurée en part du temps de travail de la cellule. Sur une ligne de personne seulement : une cellule remplie à moins de 100 % est teintée en vert, au-delà en rouge, et son chiffre vire au rouge (la surcharge). Une valeur posée sur un jour non travaillé est une surcharge.
• Les fériés du studio sont grisés et ne comptent pas comme jours ouvrés ; les absences d'une personne (types de présence de la Working Time View) sont hachurées sur sa ligne et ne comptent pas non plus. La charge d'une semaine ou d'un mois est mesurée sur ses jours ouvrés. Les week-ends restent grisés même si le studio y attend une charge.
• Une deuxième frise, WORKLOAD 2, a ses propres regroupements : par exemple une par personne et une par département.

Exporter la charge

Le menu déroulant en haut à gauche de la frise (Export) propose Export to EXCEL, Export to CSV, Export to HTML, Export to JSON et Export to CLIPBOARD. Une fenêtre d'options s'ouvre :

• Styling (HTML, Excel) avec Style column headers, Style row index, Alternate row colors, Color tasks (et Span Cells pour Excel) ;
• Filtering Options (sans style) : Task, Bids, TimeLog, Total Bids, Total TimeLog ;
• pour le CSV, le séparateur de colonnes (Comma, Semi-colon, Tab).

Vous choisissez ensuite le fichier ; une fenêtre confirme (Copy path to clipboard, Open file). Si le fichier ne peut pas être écrit (ouvert ailleurs), Bernard le dit. L'export au CLIPBOARD copie le tableau, prêt à coller dans un tableur. Les valeurs sont dans l'unité du studio.

Historique

L'onglet History d'un objet garde qui a changé quoi, quand et depuis quel poste, y compris le temps passé écrit par le serveur. Voir History.