Guide du lead et du superviseur

Cette page suit le travail de celui qui relit et valide : repérer ce qui attend sa validation, relire, rendre un verdict, demander une reprise (retake), suivre son équipe. Le lecteur de revue lui-même est décrit dans Revue ; la connexion et la fenêtre principale, dans Prise en main.

L'interface de Bernard est en anglais : les libellés sont cités tels quels, en italique.

Ma journée en cinq gestes

1. Repérer les tâches qui attendent ma validation.
2. Ouvrir les fichiers à relire, seul ou en playlist.
3. Rendre un verdict : Approved, Not Approved ou Pending.
4. Publier la revue : Bernard met à jour les tâches et prévient les artistes.
5. Suivre l'équipe : corrections en cours, activité, temps.

Repérer ce qui attend ma validation

Un workflow contient trois sortes de tâches : les tâches de travail, que font les artistes ; les tâches de validation, qui sont des points d'arrêt confiés aux leads, superviseurs ou à la production ; et les tâches script (automatiques). Une tâche de validation est une porte « go / no go » : tant qu'elle n'est pas Done, la suite ne démarre pas. Dans un workflow, la validation du lead précède en général celle du superviseur, puis vient l'étape suivante.

Pour retrouver vos validations :

• dans un tableur, cochez Current Tasks (menu Filters) pour ne garder que la tâche en cours de chaque plan, et My Tasks pour celles qui vous sont assignées ;
• dans Spreadsheet Multi, lisez la tâche en cours de chaque étape (Compound Current task) : voir Suivre mon équipe ;
• dans la vue nodale, les tâches de validation ont leur propre icône.

Les validations sont assignées par couple département × rôle, comme les autres tâches (voir Rôles, droits et assignation).

Relire : ouvrir les fichiers à valider

Une tâche de validation. Faites un clic droit sur la tâche de validation › Open Files To Validate. Bernard lit, chacun une fois et dans l'ordre de votre sélection, les fichiers à valider : d'abord les fichiers marqués Validate on playlists, sinon ceux des tâches à valider, sinon ceux de la tâche amont du même département.

Plusieurs plans d'un coup. Sélectionnez les fichiers, les plans ou les tâches du même type, puis Open : les vidéos s'ouvrent en playlist dans l'ordre de votre sélection, avec les boutons Précédent / Suivant et la boucle.

Une playlist. Une playlist est un groupe de l'arborescence qui contient des éléments, des tâches et des fichiers d'un même projet. Ses menus de clic droit :

Quand la sélection offre plusieurs fichiers possibles, une grille de choix s'ouvre : une ligne par plan, une colonne par département, avec le dernier fichier de chaque département choisi par défaut (Last file, et Ignore v0 pour écarter les versions v000). Une playlist temporaire garde la même logique mais reste sur votre poste ; elle se gère par les mêmes menus et peut être enregistrée (Save as Playlist). Le contenu d'une playlist suit toujours l'ordre du projet.

Le détail du lecteur (annotations, comparaisons, raccourcis) est dans Revue.

Rendre un verdict

Dans Bernard Review, vous annotez, écrivez vos remarques et choisissez un verdict pour chaque fichier. À la fermeture du lecteur, Bernard affiche un récapitulatif : une carte par fichier revu, avec les images annotées, le fichier et sa version, votre note, le verdict en couleur et la tâche qui va changer d'état. Décochez ce qui ne doit pas partir, choisissez la catégorie, puis cliquez sur Publish.

Approved fait avancer d'une seule étape. À chaque approbation, une seule tâche passe en Done :

1. tant que la tâche de travail (celle qui porte les fichiers) n'est pas terminée, c'est elle ;
2. ensuite, la première tâche de validation non terminée en aval (Validation Lead, puis Sup, puis Real…).

Bernard ne va jamais au-delà de la tâche de travail suivante. Quand toute la chaîne est validée, le récapitulatif l'indique (« aucune validation restante »). La carte nomme la tâche qui sera passée à Done : vérifiez-la avant de publier.

Exemple (fictif). Le workflow du plan SEQ010_SH0020 est : Tracking (travail) → Validation Lead → Validation Sup → Animation (travail). Un premier Approved passe Tracking en Done. Un deuxième passe Validation Lead en Done. Un troisième passe Validation Sup en Done. Un quatrième ne fait plus rien : Animation est une tâche de travail, c'est à l'artiste de la faire.

Ce qui peut bloquer.

• Si la tâche visée exige sa checklist d'instructions et qu'elle n'est pas complète, une approbation coche celle du relecteur quand c'est elle qui empêche Done ; si des tâches en amont ne sont pas terminées, le récapitulatif les nomme avec leur état et s'affiche en avertissement.
• Un fichier rattaché directement à un plan, sans tâche : le récapitulatif vous laisse choisir la tâche qui recevra la revue.
• Les verdicts agissent selon vos droits sur les états (voir Valider à la main).

Prendre la tâche. Dans le récapitulatif, la case Assign me vous attribue la tâche avant le passage en Done. L'état de la tâche ne change pas du fait de l'assignation seule.

Écrire une note ou un retake sans passer par la revue

1. Sélectionnez le plan ou la tâche, ouvrez l'onglet Notes du panneau Propriétés, puis Add a correction or note (ou clic droit › Add Correction or Note).
2. Choisissez le Context : le plan entier, un compound ou une tâche.
3. Choisissez le Type : - Normal : une note. Elle prévient les destinataires et ne change aucun état. - Correction : un retake. Disponible seulement sur une tâche (pas sur un compound, un plan entier ou un modèle). La fenêtre passe au rouge.
4. Choisissez la Category, les destinataires (To) et, pour une correction, un Weight (le poids sert à l'évaluation de performance ; vous pouvez l'ignorer).
5. Écrivez le texte, glissez des images dans la zone de texte, puis validez avec OK ou Ctrl+Entrée.

Si la note porte sur un fichier, la ligne File choisit le fichier et la version commentés ; le bandeau de la note affiche un bouton Play qui relit exactement cette version.

Importer des instructions depuis un tableau. Sur un dossier ou un projet, clic droit › Instructions From Table : choisissez le modèle, collez (Ctrl+V) un tableau copié depuis Excel ou Google Sheets, associez chaque colonne, puis validez. Les instructions sont créées en une fois sur les plans correspondants.

Pour rendre une instruction obligatoire, ouvrez la tâche et cochez sa propriété All Check Requested : l'artiste ne peut alors plus passer la tâche en Done avant d'avoir coché toutes les instructions.

Ce que fait un retake

Un retake est une correction active tant qu'elle n'est pas cochée faite. Dès qu'une correction arrive :

Quand l'artiste a coché la correction, la pastille disparaît et il peut repasser la tâche en Done : les tâches suivantes redeviennent Ready. Cocher une correction ne change pas l'état de la tâche. Pour repérer les plans qui ont des retakes en attente, utilisez les filtres Has Correction et Has No Correction d'un tableur.

Valider à la main

Vous pouvez aussi changer l'état d'une tâche de validation sans passer par la revue : propriété State dans le panneau Propriétés, ou cellule du tableur.

• Pour changer l'état d'une tâche qui n'est pas la vôtre, votre rôle doit avoir le droit Can modify the state of tasks assigned to others (override assignees). Les administrateurs l'ont toujours.
• Annuler une tâche (Aborted) demande Can manually abort tasks.
• Passer en WIP la tâche d'un autre n'est possible que si elle n'a qu'un assigné et qu'il est en ligne.
• Done est refusé s'il reste une correction active ; avec une checklist exigée incomplète, il est refusé aussi (un administrateur peut passer outre après confirmation).
• Le serveur refuse tout état que le graphe ne permet pas (par exemple Done alors qu'une tâche en amont n'est pas terminée) : le changement est annulé à l'écran.

Modifier la structure d'un workflow (ajouter ou retirer des tâches) demande Can modify active Workflow structures (Add/Remove tasks) et se fait de préférence sur le modèle : voir Workflows.

Assigner et réassigner

On assigne des couples département × rôle, pas des tâches une à une : voir Rôles, droits et assignation et Assignment. Deux gestes de superviseur :

• Assign Me (clic droit sur des tâches, fenêtre de note, récapitulatif de revue) : vous prenez le couple département × rôle de la tâche à la place de ceux qui y étaient. Les fichiers de l'élément sont téléchargés sur votre poste. L'état de la tâche ne change pas.
• Réassigner une tâche en WIP : elle passe en Pause et le temps déjà passé reste compté aux anciens assignés.

Suivre mon équipe

• Spreadsheet Multi (Windows › Spreadsheet Multi) : une ligne par plan, un groupe de colonnes par compound ou par département, avec l'état de chaque étape et sa tâche en cours (nom, état, assignés). Vous lisez d'un coup d'œil où en est chaque plan. La mise en place est dans Interface.
• Filtres du tableur : Current Tasks, Has Correction, Has No Correction, My Items, et les filtres d'en-tête sur la colonne State.
• Règles de suivi (Bernard › Settings › Local Settings › Following, Add New Following Rule) : Bernard vous notifie quand un objet se met à correspondre à votre règle, par exemple « les tâches de mon département qui passent Ready ». Voir Notifications et e-mails.
• Activity View (Windows › Activity View) : ce qu'un ou plusieurs utilisateurs ont fait sur une période (Last hour, Last day, Last week, Custom). Ajoutez des utilisateurs dans Users :, choisissez la période dans Range :, filtrez avec le champ de recherche. Sans le droit Can view other users' working time (Access HR Data), vous ne voyez que votre propre activité.
• Working Time View : présence et temps de travail de l'équipe, selon vos droits (voir Temps, présence et planning).
• Onglet History d'une tâche : qui a changé quoi, quand et depuis quel poste.

Ce que votre rôle doit pouvoir faire

Si un de ces gestes est refusé, demandez à un administrateur de vérifier votre Role Setting (Roles Setting).