Guide de la production

Cette page suit le travail de la production et de la coordination : créer un projet, le remplir de plans, y mettre les bonnes personnes, assigner, puis suivre l'avancement et les délais. La connexion et la fenêtre principale sont dans Prise en main.

L'interface de Bernard est en anglais : les libellés sont cités tels quels, en italique.

Les notions à connaître

Un élément créé à partir d'un modèle en est une référence : il reçoit une copie de tout ce que porte le modèle. Modifier le modèle se propage ensuite à tous ses éléments. Voir Workflows et Personnaliser Bernard.

Créer un projet

Il faut le droit Can Create sur le type Project.

Depuis l'écran d'accueil. Cliquez sur Create new project (dans Recent Projects), donnez un nom, choisissez un Template, puis validez.

Depuis la racine.

1. Placez-vous à la racine (Navigate › Go To Root) et ouvrez la Tree View.
2. Faites un clic droit sur le dossier Projects › Create, puis le type projet.
3. Dans la fenêtre Create New …, renseignez Name et choisissez le Template : un projet-patron de votre studio (animation, VFX, jeu vidéo… selon ce qu'il a préparé), ou No Template.
4. Validez avec Create. Le projet apparaît dans Projects ; il s'ouvre en double-clic ou par un clic droit › Go To Project.

Sans template, le projet est créé depuis le modèle de projet par défaut du studio. Le créateur est ajouté automatiquement aux utilisateurs du projet.

Ce qu'un template copie. La structure du projet, ses réglages, ses modèles, ses workflows, ses couleurs et ses conventions de nommage. Il ne copie pas les éléments de production (Project Item) ni leurs fichiers.

Créer un template (administrateurs) : faites un clic droit sur un projet terminé › Copy To Template, confirmez. Bernard crée un template nommé « Template » dans le dossier des templates de projet. Vous le retrouvez dans les Root Settings, où vous pouvez le modifier (workflow, couleurs…) ou le supprimer. Les prochains projets créés depuis ce template reprennent ces modifications.

Bonnes habitudes avant de lancer une production

• Partez d'une copie à jour du template du studio et vérifiez qu'il ne contient plus de données d'un ancien projet.
• Donnez au projet un nom clair, et mettez à jour sa propriété Project State (les valeurs sont celles de votre studio) : ne le laissez pas dans son état de démarrage.
• Ajoutez vos équipes à la propriété Project Users du projet (voir Mettre les personnes dans le projet).

Remplir le projet : créer les plans

Un par un. Clic droit sur un dossier du projet › Create › le modèle voulu (par exemple Shot). Le menu ne propose que les modèles que ce dossier accepte. Le plan apparaît avec son workflow : sa première tâche est Ready tout de suite.

Par lots depuis des fichiers (Import From Files). Si vos plans existent déjà sous forme de dossiers et de fichiers (séquences d'images par exemple), laissez Bernard créer les éléments à partir d'eux.

1. Dans le projet, clic droit sur le dossier ou la séquence qui recevra les plans › Import From Files.
2. Dans la fenêtre Import Item From Files In …, choisissez Search Directory, un Filter (par exemple *.exr), puis Search. Collapse File Sequence regroupe une séquence d'images en une seule ligne.
3. Choisissez le Model des éléments à créer (par exemple Shot).
4. Dans le tableau, vérifiez Source Name, Item Name (le nom de l'élément, par défaut le nom de la source) et Parent (le dossier d'accueil). Modifiez les noms qui ne conviennent pas.
5. Cliquez sur Import. Si vous cochez Open File Operation Once Import Finished, Bernard ouvre aussi la copie des fichiers.

Par lots depuis un tableau (Import From Table). Copiez les lignes de votre tableur (Excel, Google Sheets).

1. Clic droit sur le dossier › Import From Table.
2. Dans la fenêtre Import item from Table in …, collez le tableau (Ctrl+V) et choisissez le Model.
3. Pour chaque colonne, choisissez la propriété qui la reçoit, ou Do Not Import. La colonne Parent indique le dossier d'accueil de chaque ligne. Les cellules de nom sont colorées : une couleur pour un élément qui sera créé, une autre pour un élément existant qui sera mis à jour. Remove selected Rows écarte des lignes.
4. Cliquez sur Import.

Pour importer des consignes depuis un tableau, voir Instructions From Table dans le Guide du lead et du superviseur. Les autres outils d'import et d'export sont dans Import, export et journaux.

Ce qui peut bloquer. Les entrées d'import n'apparaissent que si votre rôle peut créer le type d'élément concerné. Avant d'importer, vérifiez que vos colonnes et vos noms sont bien ceux que le modèle attend : un décalage se retrouve sur tous les plans.

Mettre les personnes dans le projet

Un utilisateur ne se voit proposer que les projets où il figure dans la propriété Project Users (les administrateurs les voient tous). Avant d'assigner :

1. Sélectionnez le projet et ouvrez le panneau Propriétés.
2. Vérifiez Project Users : production, superviseurs, leads, artistes, et les personnes chargées de l'import des fichiers si besoin.
3. Pour créer un compte manquant, voir Gestion des utilisateurs.

Les départements

Un département regroupe un métier (animation, lighting, tracking…). Il a un nom, une couleur et une couleur de fond. Un utilisateur appartient à un ou plusieurs départements ; une tâche et un compound ont un département.

Créer un département (droit Can Create correspondant, ou administrateur)

1. Placez-vous à la racine, ouvrez la Tree View, clic droit sur le dossier Departments › Create.
2. Donnez-lui un nom, validez, puis sélectionnez-le.
3. Dans le panneau Propriétés, réglez son icône (glissez une image sur la vignette), sa couleur, sa couleur de fond et sa description. L'onglet History garde la trace de ce qui a été fait.

Y mettre des personnes : sélectionnez l'utilisateur, ajoutez le département dans sa propriété Departments (tapez les premières lettres). Vous pouvez le faire depuis l'arborescence ou depuis le panneau Propriétés.

Y rattacher du travail : dans la vue nodale, donnez un département à un compound ou à une tâche (propriété Department). Le département apparaît ensuite partout : tableur, vue nodale, assignations.

Assigner

Le principe : on assigne des couples département × rôle, pas des tâches une à une.

1. Chaque tâche a un département et un rôle attendu (Assign To).
2. L'onglet Assignment d'un élément rassemble tous les couples département × rôle de ses tâches.
3. Vous mettez des personnes dans un couple : toutes les tâches de l'élément qui ont ce couple leur sont assignées.
4. Un couple où personne n'a été mis est automatique : s'il n'y a qu'un seul utilisateur du projet avec ce rôle et ce département, il est assigné ; s'il y en a plusieurs, personne ne l'est.
5. Vous pouvez forcer l'assignation tâche par tâche (propriété Users de la tâche).

Le faire en pratique

1. Dans un tableur, sélectionnez un ou plusieurs plans (même personne pour plusieurs plans : sélectionnez-les tous ; une valeur différente d'un plan à l'autre s'affiche Multiple Values).
2. Ouvrez l'onglet Assignment du panneau Propriétés.
3. Dans chaque couple, choisissez les personnes. Vérifiez au minimum le producteur ou coordinateur, l'artiste de chaque département et le lead ou le superviseur. Si une seule personne tient un rôle pour tout le projet, sélectionnez tous les plans et assignez-la une fois.
4. Le bouton Update Automatic Assignment recalcule les couples automatiques. Clic droit sur un couple › Reset Automatic Assignment le rend de nouveau automatique.

Une personne par tâche. Une tâche peut avoir plusieurs assignés, mais elle ne peut alors pas être démarrée : Bernard refuse le passage en WIP (« more than one user are assigned to task »). Pour les tâches de travail, laissez donc un assigné par tâche.

Les droits qui encadrent l'assignation (qui peut changer l'état des tâches des autres, annuler, modifier un workflow) sont dans Rôles, droits et assignation.

Les dates et le budget. Sur chaque tâche, renseignez Start Date et Due Date, et le budget (Bid). Dans Spreadsheet Multi, la commande Add Column to Group ajoute ces colonnes pour chaque étape. Laissez du temps pour la validation et les reprises. Le Time delta compare ensuite le budget au temps passé. Pour planifier dans un diagramme de Gantt, voir Temps, présence et planning.

Suivre l'avancement

Spreadsheet Multi (Windows › Spreadsheet Multi) est la vue de suivi : une ligne par plan, un groupe de colonnes par compound ou par département, avec l'état résultant de l'étape et sa tâche en cours (nom, état, assignés).

1. Choisissez dans la barre de périmètre le projet et le modèle des éléments à suivre (par exemple Shot).
2. Clic droit sur l'en-tête › Add Compound Group (un groupe par compound du modèle) ou Add Department Group.
3. Dans le menu d'un groupe, Add Column to Group ajoute une propriété du compound, et Compound Current task ajoute une propriété de sa tâche en cours.
4. Enregistrez l'onglet (Save this tab changes) : la disposition est conservée.

Voir Spreadsheet Multi pour le détail.

Dans le tableur, quelques réglages répondent aux questions courantes de la production :

La barre du bas du tableur donne les totaux (éléments, filtrés, somme, moyenne par colonne) ; Copy footers les copie. Ctrl+C copie la sélection en tableau vers Excel.

Activity View (Windows › Activity View) : ce que des utilisateurs ont fait sur une période. Ajoutez des personnes dans Users :, choisissez Last hour, Last day, Last week ou Custom dans Range :, puis filtrez le texte. Chaque ligne donne l'heure, l'utilisateur, l'objet concerné, le type de modification (Create, Update, Delete, Restore, Session) et la nouvelle valeur. Voir les autres exige le droit Can view other users' working time (Access HR Data) ; sans lui, vous ne voyez que vous. Le tableau est limité aux entrées les plus récentes : réduisez la période si Bernard l'indique.

Temps de travail : la Working Time View montre présence, temps de travail et retards par utilisateur et par jour. L'export des temps se trouve dans Bernard › Data › Export › Timelogs. Le détail est dans Temps, présence et planning.

Notifications : une règle de suivi (Local Settings › Following) vous prévient quand un objet entre dans vos critères, par exemple les tâches qui passent Ready dans votre département. Voir Notifications et e-mails.

Ce que votre rôle doit pouvoir faire

Ces droits se règlent dans Bernard › Settings › Roles Setting (administrateurs) : voir Roles Setting.