Guía de producción

Esta página sigue el trabajo de la producción y la coordinación: crear un proyecto, llenarlo de planos, poner a las personas adecuadas, asignar y luego seguir el avance y los plazos. El inicio de sesión y la ventana principal están en Primeros pasos.

La interfaz de Bernard está en inglés: las etiquetas se citan tal cual, en cursiva.

Las nociones que debes conocer

Un elemento creado a partir de una plantilla es una referencia a ella: recibe una copia de todo lo que contiene la plantilla. Modificar la plantilla se propaga después a todos sus elementos. Consulta Workflows y Personalizar Bernard.

Crear un proyecto

Necesitas el permiso Can Create sobre el tipo Project.

Desde la pantalla de inicio. Haz clic en Create new project (en Recent Projects), da un nombre, elige un Template y confirma.

Desde la raíz.

1. Colócate en la raíz (Navigate › Go To Root) y abre la Tree View.
2. Haz clic derecho en la carpeta Projects › Create y luego el tipo proyecto.
3. En la ventana Create New …, rellena Name y elige el Template: un proyecto patrón de tu estudio (animación, VFX, videojuegos… según lo que haya preparado), o No Template.
4. Confirma con Create. El proyecto aparece en Projects; se abre con doble clic o con clic derecho › Go To Project.

Sin plantilla, el proyecto se crea a partir de la plantilla de proyecto por defecto del estudio. El creador se añade automáticamente a los usuarios del proyecto.

Lo que copia un template. La estructura del proyecto, sus ajustes, sus plantillas, sus workflows, sus colores y sus convenciones de nomenclatura. No copia los elementos de producción (Project Item) ni sus archivos.

Crear un template (administradores): haz clic derecho en un proyecto terminado › Copy To Template y confirma. Bernard crea un template llamado « Template» en la carpeta de templates de proyecto. Lo encuentras en los Root Settings, donde puedes modificarlo (workflow, colores…) o eliminarlo. Los próximos proyectos creados a partir de este template recogen esas modificaciones.

Buenos hábitos antes de lanzar una producción

• Parte de una copia actualizada del template del estudio y comprueba que ya no contiene datos de un proyecto anterior.
• Da al proyecto un nombre claro y actualiza su propiedad Project State (los valores son los de tu estudio): no lo dejes en su estado de arranque.
• Añade tus equipos a la propiedad Project Users del proyecto (consulta Poner a las personas en el proyecto).

Llenar el proyecto: crear los planos

Uno por uno. Clic derecho en una carpeta del proyecto › Create › la plantilla que quieras (por ejemplo Shot). El menú solo ofrece las plantillas que esa carpeta acepta. El plano aparece con su workflow: su primera tarea está en Ready de inmediato.

Por lotes desde archivos (Import From Files). Si tus planos ya existen en forma de carpetas y archivos (secuencias de imágenes, por ejemplo), deja que Bernard cree los elementos a partir de ellos.

1. En el proyecto, clic derecho en la carpeta o la secuencia que recibirá los planos › Import From Files.
2. En la ventana Import Item From Files In …, elige Search Directory, un Filter (por ejemplo *.exr) y luego Search. Collapse File Sequence agrupa una secuencia de imágenes en una sola línea.
3. Elige el Model de los elementos que se van a crear (por ejemplo Shot).
4. En la tabla, comprueba Source Name, Item Name (el nombre del elemento, por defecto el nombre del origen) y Parent (la carpeta de destino). Modifica los nombres que no convengan.
5. Haz clic en Import. Si marcas Open File Operation Once Import Finished, Bernard abre también la copia de archivos.

Por lotes desde una tabla (Import From Table). Copia las líneas de tu hoja de cálculo (Excel, Google Sheets).

1. Clic derecho en la carpeta › Import From Table.
2. En la ventana Import item from Table in …, pega la tabla (Ctrl+V) y elige el Model.
3. Para cada columna, elige la propiedad que la recibe, o Do Not Import. La columna Parent indica la carpeta de destino de cada línea. Las celdas de nombre están coloreadas: un color para un elemento que se creará, otro para un elemento existente que se actualizará. Remove selected Rows descarta líneas.
4. Haz clic en Import.

Para importar instrucciones desde una tabla, consulta Instructions From Table en la Guía del lead y del supervisor. Las demás herramientas de importación y exportación están en Importación, exportación y registros.

Lo que puede bloquear. Las entradas de importación solo aparecen si tu rol puede crear el tipo de elemento en cuestión. Antes de importar, comprueba que tus columnas y tus nombres son los que espera la plantilla: un desfase se repite en todos los planos.

Poner a las personas en el proyecto

A un usuario solo se le ofrecen los proyectos donde figura en la propiedad Project Users (los administradores los ven todos). Antes de asignar:

1. Selecciona el proyecto y abre el panel Propiedades.
2. Comprueba Project Users: producción, supervisores, leads, artistas y, si hace falta, las personas encargadas de importar los archivos.
3. Para crear una cuenta que falta, consulta Gestión de usuarios.

Los departamentos

Un departamento agrupa un oficio (animación, lighting, tracking…). Tiene un nombre, un color y un color de fondo. Un usuario pertenece a uno o varios departamentos; una tarea y un compound tienen un departamento.

Crear un departamento (permiso Can Create correspondiente, o administrador)

1. Colócate en la raíz, abre la Tree View, clic derecho en la carpeta Departments › Create.
2. Dale un nombre, confirma y selecciónalo.
3. En el panel Propiedades, define su icono (arrastra una imagen sobre la miniatura), su color, su color de fondo y su descripción. La pestaña History guarda el rastro de lo que se ha hecho.

Poner personas en él: selecciona el usuario y añade el departamento en su propiedad Departments (escribe las primeras letras). Puedes hacerlo desde el árbol o desde el panel Propiedades.

Asociarle trabajo: en la vista de nodos, da un departamento a un compound o a una tarea (propiedad Department). El departamento aparece después en todas partes: hoja de cálculo, vista de nodos, asignaciones.

Asignar

El principio: se asignan parejas departamento × rol, no tareas una a una.

1. Cada tarea tiene un departamento y un rol esperado (Assign To).
2. La pestaña Assignment de un elemento reúne todas las parejas departamento × rol de sus tareas.
3. Pones personas en una pareja: todas las tareas del elemento que tienen esa pareja les quedan asignadas.
4. Una pareja donde no se ha puesto a nadie es automática: si solo hay un usuario del proyecto con ese rol y ese departamento, queda asignado; si hay varios, nadie lo está.
5. Puedes forzar la asignación tarea por tarea (propiedad Users de la tarea).

Hacerlo en la práctica

1. En una hoja de cálculo, selecciona uno o varios planos (misma persona para varios planos: selecciónalos todos; un valor distinto de un plano a otro se muestra como Multiple Values).
2. Abre la pestaña Assignment del panel Propiedades.
3. En cada pareja, elige a las personas. Comprueba como mínimo al productor o coordinador, al artista de cada departamento y al lead o supervisor. Si una sola persona ocupa un rol en todo el proyecto, selecciona todos los planos y asígnala una sola vez.
4. El botón Update Automatic Assignment recalcula las parejas automáticas. Clic derecho en una pareja › Reset Automatic Assignment la vuelve a hacer automática.

Una persona por tarea. Una tarea puede tener varios asignados, pero entonces no se puede iniciar: Bernard rechaza el paso a WIP («more than one user are assigned to task»). Para las tareas de trabajo, deja por tanto un asignado por tarea.

Los permisos que enmarcan la asignación (quién puede cambiar el estado de las tareas de otros, cancelar, modificar un workflow) están en Roles, permisos y asignación.

Las fechas y el presupuesto. En cada tarea, rellena Start Date y Due Date, y el presupuesto (Bid). En Spreadsheet Multi, el comando Add Column to Group añade estas columnas para cada etapa. Deja tiempo para la validación y las repeticiones. El Time delta compara después el presupuesto con el tiempo invertido. Para planificar en un diagrama de Gantt, consulta Tiempo, presencia y planificación.

Seguir el avance

Spreadsheet Multi (Windows › Spreadsheet Multi) es la vista de seguimiento: una fila por plano, un grupo de columnas por compound o por departamento, con el estado resultante de la etapa y su tarea en curso (nombre, estado, asignados).

1. En la barra de ámbito, elige el proyecto y la plantilla de los elementos que se van a seguir (por ejemplo Shot).
2. Clic derecho en el encabezado › Add Compound Group (un grupo por compound de la plantilla) o Add Department Group.
3. En el menú de un grupo, Add Column to Group añade una propiedad del compound, y Compound Current task añade una propiedad de su tarea en curso.
4. Guarda la pestaña (Save this tab changes): la disposición se conserva.

Consulta Spreadsheet Multi para el detalle.

En la hoja de cálculo, unos pocos ajustes responden a las preguntas habituales de la producción:

La barra inferior de la hoja de cálculo da los totales (elementos, filtrados, suma, media por columna); Copy footers los copia. Ctrl+C copia la selección como tabla hacia Excel.

Activity View (Windows › Activity View): lo que han hecho los usuarios en un periodo. Añade personas en Users :, elige Last hour, Last day, Last week o Custom en Range : y luego filtra el texto. Cada línea da la hora, el usuario, el objeto afectado, el tipo de modificación (Create, Update, Delete, Restore, Session) y el nuevo valor. Ver a los demás exige el permiso Can view other users' working time (Access HR Data); sin él, solo te ves a ti. La tabla se limita a las entradas más recientes: reduce el periodo si Bernard lo indica.

Tiempo de trabajo: la Working Time View muestra presencia, tiempo de trabajo y retrasos por usuario y por día. La exportación del tiempo está en Bernard › Data › Export › Timelogs. El detalle está en Tiempo, presencia y planificación.

Notificaciones: una regla de seguimiento (Local Settings › Following) te avisa cuando un objeto entra en tus criterios, por ejemplo las tareas que pasan a Ready en tu departamento. Consulta Notificaciones y correos electrónicos.

Lo que tu rol debe poder hacer

Estos permisos se definen en Bernard › Settings › Roles Setting (administradores): consulta Roles Setting.